Kommunikation am Puls der Zeit

Herr Kalhöfer, erzählen Sie uns doch gern zu Beginn etwas darüber, wie das Intranet bei Contilia bisher aufgestellt war. Gab es ein bestehendes System, das nun abgelöst werden sollte?

„Seit der Gründung des Verbunds im Jahr 2006 wächst das Contilia Netzwerk stetig weiter und viele Unternehmen schließen sich der gemeinsamen Dachmarke an. Dabei bringt jeder Standort und jede Gesellschaft eine eigene, individuelle Digital-Infrastruktur mit. Unsere Aufgabe war es – und ist es auch fortwährend, die verschiedenen „Intranets“ zu harmonisieren und eine einheitliche Verbundlösung zu entwickeln, von der alle Beteiligten profitieren.“

Wie sind Sie auf Panvision als Partner für die Umsetzung der neuen Intranet-Lösung gekommen?

„Kontakt zu Panvision gab es schon im Vorfeld, da war die Neukonzeption des Intranets noch ein Projekt unserer IT. Die Zuständigkeiten haben sich dann aber geändert und die Abteilung für Kommunikation hat sich dem Relaunch angenommen. Neben der obligatorischen Marktsondierung haben wir damals aus der IT-Abteilung einige potenzielle Partner „geerbt“, deren Leistungsportfolio wir uns noch einmal genau angeschaut haben. Panvision war einer dieser Kandidaten und wir haben uns aus verschiedenen Gründen für eine Zusammenarbeit entschieden: Zum einen war es unser Ziel, kein fertiges Produkt einzukaufen, sondern einen Partner mit ins Boot zu holen, der das Projekt flexibel mit uns vorantreibt und weiterentwickelt. Und wir hatten das Gefühl, dass die Möglichkeiten und vor allem auch die Bereitschaft, das zugrundeliegende Content Management System nach unseren Vorstellungen zu individualisieren, bei Panvision mit Abstand am größten waren.

Ein weiterer, wichtiger Aspekt war zudem die räumliche Nähe zu Panvision. Bei einem Projekt dieser Größenordnung, das über Jahre hinweg partnerschaftlich miteinander betrieben wird, war uns der persönliche Kontakt zum Entwicklerteam einfach extrem wichtig.“

Welche Ansprüche wurden denn an das neue Intranet gestellt? Gabs es Überlegungen, das Projekt mit einem Open Source CMS zu entwickeln?

„Als ich das Projekt gestartet habe, gab es ein paar Eckpunkte, die von Anfang an klar waren. Es sollte ein Netzwerk entstehen, das alle Mitarbeitenden verbindet, ganz egal wo sie sich befinden – im Büro, auf der Station, bei der Nachtwache – und mit welchem Endgerät sie darauf zugreifen. Darüber hinaus war mir aber ebenso bewusst, dass wir eigentlich noch gar nicht genau wissen, wie das Produkt am Ende aussehen wird. Man kann zwar die Startbedingungen beschreiben, und den ungefähren Weg – aber es war klar, dass wir auf der ganzen Strecke immer wieder neuen Anforderungen begegnen würden, auf die wir reagieren müssen. 
Die Überlegung, das Projekt mit Open Source Software und ohne einen festen Partner an unserer Seite durchzuführen, gab es also an dieser Stelle nicht. Wenn ich schnell eine Lösung für ein bestimmtes Problem brauche, möchte nicht darauf angewiesen sein, dass dieses Problem durch die Open Source Community für mich gelöst wird.“

So viele Kliniken und Unternehmen unter einem gemeinsamen Dach zu vereinen und trotzdem ihre Individualität zu wahren ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Was war aus Ihrer Sicht dabei die größte Herausforderung?

„Die größte Herausforderung für beide Seiten – für uns wie für Panvision – bestand darin, das Intranet zu 100 % aus Sicht der Anwender und Anwenderinnen zu konzipieren und nicht aus Sicht der Entwickler oder derer, die es redaktionell betreuen. Das führte einige Male dazu, dass wir Dinge umgesetzt haben, die für die Entwickler kompliziert waren und für die Einpflegenden aufwändig. Zum Schluss aber, und das ist, was zählt, hat es die Bedienung für den Anwender unglaublich erleichtert.“

Wie müssen wir uns den Aufbau des Intranets genau vorstellen?

„Für jeden Standort des Unternehmens gibt es nun im Contilia.NET einen eigenen Bereich. Die Mitarbeitenden bewegen sich nur auf den für sie vorgesehenen Seiten und müssen nicht mehr nach Informationen suchen oder überlegen, welche Inhalte relevant sind. Das steuern wir im Vorfeld über die Redaktion. Natürlich kann man sich auch auf anderen Seiten umsehen, wenn man Interesse daran hat. Aber alles, was man braucht, um seinen Arbeitsalltag effizient zu bewältigen, findet man in seinem Bereich.“

Die räumliche Nähe zwischen Contilia und Panvision haben Sie vorhin schon angesprochen. Im Vorfeld des Projekts und auch während der Entwicklungsphase gab es tatsächlich mehrere gemeinsame Treffen und auch Workshops. Warum waren diese Treffen so wichtig?

„Für mich ist der entscheidende Punkt, und zwar ganz egal bei welchem Projekt, dass der eine versteht, was der andere will, und umgekehrt. Und das ist nicht leicht – denn auf der einen Seite sitzt ein Anwender, auf der anderen ein Fachmann, und es ist höchst unwahrscheinlich, dass beide direkt auf derselben Wellenlänge kommunizieren. Solche Schwierigkeiten müssen beim Start des Projekts aber unbedingt ausgeräumt sein, denn sonst arbeitet man am gesetzten Ziel vorbei. 
Deshalb bin ich kein Freund von zu vielen Telefonaten und geschriebenen Worten. Man muss sich tatsächlich die Zeit nehmen, sich gemeinsam an einen Tisch zu setzen und zu schauen, ob man dieselbe Sprache spricht. Und es braucht eben über die rein professionelle Arbeitsbeziehung hinaus auch eine Verbundenheit, Zuversicht und Gelassenheit, dass man in einer Partnerschaft auch mal sagen kann: „Ich krieg´s grad nicht hin“, „Ich habe gerade keine Zeit“ oder „Ich habe es nicht verstanden“. Also echte Aufrichtigkeit. Und so etwas muss wachsen, dafür muss man sich kennen und sich vertrauen. 
Es wurde tatsächlich auch viel im Team diskutiert. Aber eben auf Augenhöhe, was wir sehr gut finden. Panvision war dabei nicht nur ein Erfüllungsgehilfe und wir nicht einfach nur ein Anwender.“

Was schätzen Sie besonders an den Funktionalitäten des Intranets?

„Alles das, was wir an Funktionen integriert haben, hat es bestimmt in ähnlicher Form an anderer Stelle schon mal gegeben. Aber vom Grad der Vollständigkeit, Benutzerfreundlichkeit und seinen Anbindungsmöglichkeiten ist das Contilia.NET ein unglaublich vorzeigbares, modernes Intranet geworden, das unseren Mitarbeitenden als Eingangstor in die digitale Arbeitswelt dient.“

Und wie fiel die Resonanz der Mitarbeitenden auf das neue Intranet aus?

„In der Regel stößt man bei Institutionen unserer Größe immer wieder mal auf Schwierigkeiten im Umstellungsprozess oder eine eher ablehnende Haltung gegenüber neu eingeführten Systemen. Wir haben unsere User aber tatsächlich sehr schnell und unkompliziert „dringehabt“. Natürlich gibt es die ein oder andere Nachfrage und manch konstruktiven Verbesserungsvorschlag. Aber dass es bei der Einführung und Umsetzeng eines so grundlegenden digitalen Veränderungsprozesses sowohl auf den Führungsebenen als auch von den Mitarbeitenden keinerlei Beschwerden gegeben hat, ist das absolute Ehrenzeichen, das man uns und Panvision als Team erteilt hat.“

Und wie soll die Zukunft des Contilia.NET aussehen? Planen Sie konkrete Weiterentwicklungen?

„Das Projekt Intranet ist sehr lebendig und wird eigentlich nie „fertig“. Und wir möchten und müssen ja auch eine moderne Plattform anbieten, die den aktuellen Stand der Technik widerspiegelt. Von daher wird es immer dynamische Änderungen, Verbesserungen und Erweiterungen im Contilia.NET geben. 
Gerade sind wir zum Beispiel dabei, die Plattform auch mehrsprachig aufzustellen. Zwischenzeitlich haben wir gemeinsam mit Panvision einen eigenen Messenger-Dienst entwickelt und immer wieder kleinere Tools und Funktionen eingebaut, wie etwa ein Umfragetool für Mitarbeiterbefragungen oder neue Optionen bei den News und Videos. 
Und ganz egal, wie gut die Planung und das Konzept zu Beginn auch waren, man kommt immer wieder mal an den Punkt, an dem man denkt: „da wäre eine Erleichterung aber schön“. Und dann ist es wieder an der Zeit, gemeinsam mit Panvision loszulegen.“

Herr Kalhöfer, vielen Dank für das Interview!