Effektive Postbearbeitung mit Software

Die Poststelle ist das Herz eines Unternehmens. Jeden Tag wird hier die ein- und ausgehende Post verarbeitet. Zur Post werden Pakete, Briefe und auch andere Sendungen gezählt. Die Postbearbeitung ist dabei ein zentraler Schritt. Deswegen ist eine korrekte und schnelle Postbearbeitung von enormer Bedeutung für jedes Unternehmen.

Durchführung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Postbearbeitung. Die klassische Variante ist die händische Bearbeitung mittels Papier. Diese Variante ist sehr fehleranfällig und darum auch nicht zu empfehlen. Bei langen Zahlenfolgen steigt das Risiko, dass nicht alle oder falsche Zahlen per Hand vermerkt werden. Unleserliche Handschriften führen schnell dazu, dass manche Dinge hinterher nicht mehr erkennbar sind.

Die nächste Variante ist die Bearbeitung mit einem Excel-Programm. Hier ist bereits eine gewisse Digitalisierung vorhanden. Die Excel-Variante ist zwar besser als das handschriftliche Verfahren, aber ebenfalls zu fehleranfällig. Man kann in einer Standard-Vorlage vorgeben, welche Daten gepflegt werden sollen. Dabei gibt es aber leider keine Überprüfung, ob die Felder richtig befüllt worden. Fehlerhafte oder falsch übertragene Daten können dabei immer noch passieren. Tracking der Post ist mit dieser Variante leider auch nicht gegeben.

Die letzte Variante, die vorgestellt wird, ist die Bearbeitung mittels einer Postbearbeitungssoftware. Diese Variante besteht aber nicht nur aus der Software, sondern auch aus der dazu passenden Hardware. Die Hardware sind mobile Geräte zum Scannen der Post. Die mobilen Geräte können Smartphones, MDE-Geräte oder auch Tablets sein. Die Bearbeitung der Post erfolgt einmal mit dem mobilen Gerät und zum anderen über eine Webanwendung. In dieser sind alle Daten einsehbar und verwaltbar.

Vorteile mit Software

Die Bearbeitung der Post mittels der passenden Hard- und Software hat viele verschiedene Vorteile. Zum Beispiel, dass das Tracking der Post möglich ist. Die Post wird nach jedem Arbeitsschritt gescannt. Dadurch ist eine Nachverfolgung der Post über die Webanwendung vom Empfang bis zur Zustellung möglich. Die Prozesse der Postbearbeitung werden transparenter, da jeder Schritt bekannt ist. So können auch Optimierungspotenziale für die Prozesse aufgedeckt werden. Mit der Postbearbeitungssoftware sind Sie geräte- und herstellerunabhängig. Das heißt, Sie können die Software auf Android- und auch iOS-Geräten nutzen.

Erweiterungen

Sie können die Postbearbeitung um verschiedene Funktionen ergänzen. Paketschränke sind dabei die erste Erweiterung. Die Schränke sind eine zusätzliche Option der Zustellung. Statt jeden Mitarbeiter seine Post persönlich zu übergeben, wird diese einfach in den Schrank eingelagert. Der Mitarbeiter kann seine Post jederzeit abholen und ist an keine Öffnungszeiten gebunden. Durch diese Flexibilität profitieren der Logistikmitarbeiter und der Empfänger. In der eingesparten Zeit kann der Logistikmitarbeiter sich um andere Aufgaben kümmern. So werden sowohl Kosten als auch Zeit eingespart.

Die andere Erweiterung ist die Prozessdatenanalyse (PDA). Dieses Managementtool besteht aus Analysen und Auswertungen. Mit diesen werden Verbesserungspotenziale gefiltert, indem man beispielsweise historischen Daten nach Schwankungen durchsucht. Sollten Sie Fragen oder ein anderes Anliegen haben, dann kontaktieren Sie gerne unsere Mitarbeiter persönlich unter der Telefonnummer +49(0)5062 900 0, unseren Live-Chat auf unserer Webseite, per E-Mail anfrage@cosys.de oder nutzen unser Kontaktformular.