Wie Software Ihre Eingangspost effizienter macht

Definition und Aufgaben

Die Eingangspost beschäftigt sich mit der gesamten Post, die im Unternehmen eintrifft. Zu dieser Post zählen Briefe, Pakete, Einschreiben, Paletten und Behälter. Bei dem Prozess der Postbearbeitung wird neben der Eingangs- auch die Ausgangspost betrachtet. In Unternehmen gibt es häufig eine Poststelle, in der die Postbearbeitung durchgeführt wird. Die Poststelle umfasst Posteingang, Postverteilung und Postausgang.

Als erstes wird die eingetroffene Post sortiert. Danach wird die Post verteilt. Es gibt keinen Standard, den man für die Verteilung nutzen kann. Es ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, wie dieser Vorgang sich vollzieht. Um Fehler zu vermeiden, sollte die Bearbeitung ohne Unterbrechungen erfolgen und alle benötigten Hilfsmittel griffbereit sein. Effizienter erfolgt die Eingangspost, wenn man technologische Hilfsmittel verwendet. Dazu zählen Software und Hardware. Hardware sind Smartphones, Tablets oder auch MDE-Geräte. Mit diesen scannt man die Post. Da dies nach jedem Arbeitsschritt erfolgt, ist eine Sendungsverfolgung vom Anfang bis zum Ende der Postbearbeitung sichergestellt. Über eine Webanwendung im Browser kann diese Sendungsverfolgung überwacht werden. Außerdem können in der Webanwendung alle Informationen zu der Post gesehen und bearbeitet werden.  

Vorteile

Wer Eingangspost mit einem System durchführt hat viele Vorteile. Der größte ist dabei, dass die Kosten sinken. Personalkosten reduzieren sich, da die Mitarbeiter effizienter arbeiten können. Es müssen keine weiteren Lagerräume gemietet werden, da die gesamte Post an einem Ort zusammenkommt. Mitarbeiter werden dabei aufgrund eines verbesserten Zeitmanagements und Kundenservices enorm entlastet. Durch den einheitlichen Eingangskanal können Informationen schneller aufgefunden werden. Die Sicherheit und der Datenschutz steigen. Außerdem kann Zeit eingespart werden, da der Zugriff auf die Daten schnell ist und die Weiterverarbeitung digital erfolgt.

COSYS Komplettlösung

COSYS bietet eine Komplettlösung aus Software, Hardware und Dienstleistungen wie Schulungen für Ihre Mitarbeiter an. Bei der Auswahl der Hardware sind Sie geräte- und herstellerunabhängig. Eine Prozessdatenanalyse (PDA) kann als Kontrollmechanismus ebenfalls integriert werden. Die übersichtlichen und visuell aufbereiteten Diagramme zeigen Auswertungen und Analysen von aktuellen und vergangenen Situationen. Mit den frei einstellbaren Zeitebenen können saisonale Unterschiede entdeckt werden. Mithilfe des Dashboards erkennen Nutzer Probleme und können rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten. Alle Auswertungen werden als Übersicht auf dem Dashboard angezeigt.

Wenn Sie Fragen an uns haben, dann melden Sie sich bei unseren Mitarbeitern über die Telefonnummer +49(0)5062 900 0, via E-Mail anfrage@cosys.de, über unser Kontaktformular oder unseren Live-Chat auf unserer Webseite.